Welche drei Workflow-Typen gibt es?
Workflows sind standardisierte Abläufe, die sicherstellen, dass Aufgaben effizient, konsistent und nachvollziehbar bearbeitet werden.
Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist es entscheidend, den passenden Workflow-Typ zu wählen, um Aufgaben systematisch zu organisieren, Fehler zu reduzieren und die Zeit- und Ressourcenverwaltung zu optimieren.
1. Manuelle Workflows
Manuelle Workflows sind vollständig durch Menschen gesteuerte Prozesse. Informationen werden per E-Mail, Papierformularen oder mündlich weitergegeben. Entscheidungen und Statusupdates geschehen ohne technische Unterstützung – nur über menschliches Handeln.
Merkmale
| Merkmal | Beschreibung |
|---|---|
| Flexibilität | Kann an individuelle Situationen angepasst werden, z. B. durch kreative oder situationsabhängige Entscheidungen. |
| Fehleranfälligkeit | Höheres Risiko menschlicher Fehler, z. B. durch unvollständige Informationen oder Missverständnisse. |
| Dokumentation | Meist lückenhafte Nachverfolgbarkeit; erfordert manuelle Protokollierung. |
| Bearbeitungszeit | Zeitintensiv durch Kommunikationsschleifen und Wartezeiten. |
Anwendungsbeispiele
- Freigaben mit Abstimmung: Reisekostenanträge, die persönliche Rücksprachen benötigen.
- Kundenservice bei komplexen Anfragen: Beschwerden oder Sonderwünsche, bei denen individuelle Problemlösungen wichtig sind.
- Personal- oder Mitarbeitergespräche: Feedback- und Entwicklungsgespräche erfordern persönliche Kommunikation.
Bewertung
Manuelle Workflows bieten zwischenmenschliche Qualität und situative Anpassungsfähigkeit, sind jedoch ineffizient bei wiederkehrenden Aufgaben. Für KMU mit geringer Prozesskomplexität oder hoher Interaktionstiefe bleibt dieser Workflow-Typ relevant, z. B. im Beratungsgeschäft oder bei kleinen Teams.
Praxisbezogene Hinweise zur Effizienzverbesserung manueller Prozesse findest du im Artikel der Harvard Business Review.
2. Automatisierte Workflows
Automatisierte Workflows verwenden Software, um wiederkehrende Aufgaben regelbasiert ohne direkte menschliche Beteiligung auszuführen. Durch die Digitalisierung von Abläufen lassen sich Prozesse beschleunigen, standardisieren und skalieren.
Merkmale
| Merkmal | Beschreibung |
|---|---|
| Konsistenz | Standardisierte Abläufe sorgen für gleichmäßige Qualität und minimieren menschliche Abweichungen. |
| Schnelligkeit | Bearbeitungszeiten reduzieren sich erheblich, insbesondere bei Routineaufgaben. |
| Integration | Systeme (z. B. CRM, Buchhaltung, ERP) können vernetzt und Daten automatisch synchronisiert werden. |
| Skalierbarkeit | Auch bei wachsender Anzahl an Geschäftsvorfällen funktioniert der Prozess effizient. |
Anwendungsbeispiele
- Email-Marketing: Mit Tools wie Mailchimp oder HubSpot lassen sich Begrüßungsserien oder Empfehlungen automatisiert versenden, basierend auf Nutzerverhalten.
- Rechnungsabwicklung: Tools wie Lexoffice, Xero oder QuickBooks erstellen Rechnungen automatisch bei Bestell- oder Vertragsabschluss.
- Task-Management: Systeme wie Asana oder Trello automatisieren Zuweisung, Fristen und Benachrichtigungen im Team.
Bewertung
Automatisierte Workflows eignen sich ideal für wiederholbare Prozesse mit klaren Regeln und hohem Volumen. Für KMU bieten sie große Chancen, manuelle Belastungen zu reduzieren und systematische Fehlerquellen zu eliminieren. Investitionen in Automatisierung steigern die Produktivität signifikant und machen Wachstum ohne lineare Personalkostensteigerung möglich.
3. Hybride Workflows
Hybride Workflows kombinieren manuelle und automatisierte Schritte. Sie kommen zum Einsatz, wenn gewisse Teile eines Ablaufs automatisiert werden können, andere aber personelle Mitwirkung benötigen, z. B. für Entscheidungen, Kontrolle oder Kommunikation.
Merkmale
| Merkmal | Beschreibung |
|---|---|
| Teilautomatisierung | Standardisiertes Aufgabenhandling mit Zwischenschritten für menschliche Entscheidungen. |
| Flexibilität & Effizienz | Kombiniert Vorteile beider Ansätze: Geschwindigkeit & Individualität. |
| Kontrollpunkte | Manuelle Freigaben oder Prüfungen an strategischen Stellen. |
| Zusammenarbeit | Ideal, wenn Teams abteilungsübergreifend oder kundenbezogen arbeiten. |
Anwendungsbeispiele
- Urlaubsanträge: Ein Antrag wird digital gestellt und sofort im System erfasst; die Genehmigung erfolgt durch den Vorgesetzten per Klick.
- Lead-Qualifizierung: Kontakte werden via Website automatisch erfasst und bewertet, aber ein Vertriebsmitarbeiter kontaktiert den potenziellen Kunden manuell.
- Einkaufsfreigaben: Automatische Budgetprüfung – manuelle Genehmigungsentscheidung bei Überschreitung des Limits.
Bewertung
Hybride Workflows sind besonders geeignet für KMU, die standardisierte Abläufe mit individueller Interaktion kombinieren müssen. Sie ermöglichen Automatisierung bei Routine und den Einsatz von Erfahrung bei Ausnahmen. Der Fokus liegt auf Effizienz ohne vollständigen Kontrollverlust. „Human in the Loop“ empfehle ich als Standard.
Vergleich der Workflow-Typen
| Kriterium | Manuell | Automatisiert | Hybrid |
|---|---|---|---|
| Effizienz | Niedrig | Hoch | Mittel bis hoch |
| Fehleranfälligkeit | Hoch | Niedrig | Mittel |
| Flexibilität | Hoch | Gering | Hoch |
| Implementierungsaufwand | Niedrig | Hoch | Mittel |
| Skalierbarkeit | Gering | Hoch | Hoch |
