Was ist der Unterschied zwischen Prozess und Workflow?
In vielen Unternehmen werden die Begriffe „Prozess“ und „Workflow“ gleichgesetzt. Dabei bezeichnen sie unterschiedliche Ebenen der Arbeitsorganisation. Für eine erfolgreiche Automatisierungsstrategie – gerade im Mittelstand – ist das Verständnis dieser Unterscheidung entscheidend. Dieser Artikel erklärt die Begriffe, vergleicht sie systematisch und zeigt anhand praxisrelevanter Beispiele, wie Sie beide Konzepte in Ihrem Unternehmen optimal einsetzen.
Definitionen
Was ist ein Prozess?
Ein Prozess ist eine logisch verknüpfte Abfolge von Tätigkeiten, die ein definiertes Ziel verfolgt – beispielsweise die Auslieferung eines Produkts oder die Einstellung eines Mitarbeiters. Prozesse sind langfristig angelegt, standardisiert und in der Regel dokumentiert. Sie verlaufen über mehrere Ebenen im Unternehmen und können viele Beteiligte einschließen.
Wichtige Merkmale eines Prozesses:
- Hat einen definierten Anfang und ein eindeutiges Endergebnis
- Ist häufig funktionsübergreifend
- Ist standardisiert und wiederholbar
- Kann kontinuierlich optimiert werden (Stichwort: Kaizen)
Beispiele:
- Rechnungsfreigabeprozess
- Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter
- Produktentwicklungsprozess
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow beschreibt die operative Umsetzung eines Prozesses – Schritt für Schritt und meist visuell darstellbar. Er steuert, wie einzelne Aufgaben innerhalb des Prozesses ausgeführt werden, wer verantwortlich ist und wie Informationen zwischen den Beteiligten fließen.
Merkmale eines Workflows:
- Abbildung konkreter Aufgaben und Zuständigkeiten
- Kann digital automatisiert werden (z. B. mit Tools wie Make oder Zapier)
- Steuert den Informationsfluss im Prozess
- Ist oft Bestandteil von Workflow-Management-Systemen
Vergleich: Prozess vs. Workflow
| Kriterium | Prozess | Workflow |
|---|---|---|
| Fokus | Was soll erreicht werden? | Wie wird es umgesetzt? |
| Abstraktionsebene | Strategisch & strukturell | Operativ & ablauforientiert |
| Visualisierung | Textlich oder tabellarisch | Grafisch, z.B. mit Flussdiagrammen |
| Steuerung | Manuell oder durch Managementsysteme | Oft vollständig automatisiert |
| Flexibilität | Anpassungsfähig bei strategischen Änderungen | Oft starr und regelbasiert, abhängig vom Tool |
| Beispiel | Onboarding neuer Mitarbeiter | Erstellung von Benutzerkonten im HR-System |
Warum die Unterscheidung wichtig ist
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die ihre Arbeitsabläufe digitalisieren und automatisieren wollen, ist es entscheidend zu wissen, ob sie sich auf Prozessoptimierung oder Workflow-Automatisierung konzentrieren. Der größte Nutzen entsteht, wenn beide Ebenen aufeinander abgestimmt sind.
Beispiel: Rechnungsfreigabe
- Prozess: Eingehende Rechnung → Prüfung → Freigabe → Buchung → Zahlung
- Workflow: Die Rechnung wird per E-Mail empfangen, automatisch im DMS gespeichert, zugewiesen, digital signiert und an die Buchhaltung weitergeleitet
Die Automatisierung des Workflows kann hierbei durch Tools wie DocuSign oder DATEV unterstützt werden.
Tools für Prozess- und Workflow-Management
Welche Software Sie einsetzen sollten, hängt davon ab, ob Sie Prozesse dokumentieren oder Workflows automatisieren möchten:
| Ziel | Tools |
|---|---|
| Prozessmodellierung | Signavio, BPMN.io, ARIS |
| Workflow-Automatisierung | n8n, Make, Zapier |
| Projektbasierte Zusammenarbeit | Asana, Trello, Monday |
Best Practices für KMU
1. Prozesse identifizieren und schriftlich dokumentieren
Starten Sie mit der Dokumentation zentraler Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen. Nutzen Sie einfache Tools wie Microsoft Word oder Excel, oder greifen Sie zu strukturierten Modellierungstools wie Lucidchart.
2. Workflows auf Basis der Prozesse modellieren
Erstellen Sie für jeden Prozess mindestens einen Workflow, der die konkreten operativen Schritte beschreibt. Denken Sie an Zuständigkeiten, Zeitpunkte, Entscheidungspunkte und Informationsflüsse.
3. Automatisierung schrittweise einführen
Nutzen Sie einfache Automatisierungstools, um repetitive Tätigkeiten abzubilden. Beispiele sind etwa E-Mail-Benachrichtigungen, automatische Formularverarbeitung oder Datenübertragungen zwischen Software-Systemen.
4. Regelmäßig analysieren und verbessern
Überwachen Sie Effizienz, Durchlaufzeit und Engpässe Ihrer Workflows. Tools wie Power Automate ermöglichen auch Monitoring und Reporting.
Fazit
Ein Prozess beschreibt das „Was“ und bildet die strukturelle Grundlage für unternehmerische Aktivitäten. Ein Workflow beschreibt das „Wie“ und stellt die praktische Umsetzung einzelner Aufgaben dar – oft automatisiert.
Für KMUs auf dem Weg zur Prozessautomatisierung ist das Verständnis dieser Unterschiede essenziell: Nur so können sie ihre Betriebsabläufe zielgerichtet verbessern, effizienter arbeiten und digitale Technologien effektiv einsetzen.
